|
Uttalandet kommer från Martin Thell, CIO på Åhléns, som under vårens frukostseminarium berättade om den interna arbetsprocessen vid IT-investeringar.
Så hur arbetar Åhléns med IT-investeringar?
- När vi väl identifierat ett behov från verksamheten eller IT, tar vi fram en grov målbild och kravspecifikation och genomför en intern förstudie där vi tar fram en ungefärlig tids - och kostnadsram för projektet, berättar Martin.
- Beroende på investeringens storlek och natur tar vi fram ett business case, ett beslutsunderlag. Investeringen godkänns därefter och upphandlingen startar.
Varför anlitar en professionell inköpsorganisation som Åhléns Business Connection?
- Business Connection jagar på alla leverantörer som galningar - och har många fler leverantörer på sin kontaktlista än vad jag kan räkna upp. Det är ett jättejobb att gå igenom all dokumentation kring vilka leverantörer som kan leverera. När man ska börja sålla så blir det jobbigt, men här hjälper Business Connections process till.
- Vi får även en mycket snabbare inköpsprocess! RFP-processer tar ofta väldigt lång tid, men här får man tillbaka underlaget väldigt snabbt. Det är mycket mer energigivande att träffa leverantörerna under 90 minuter och föra en dialog kring tekniska lösningar, projektorganisation, bemanning etc istället för att sitta och försöka förstå en RFP. Och när vi sedan valt vilka leverantörer vi vill träffa så bidrar mötena med leverantörerna till att snabbt få en inblick i om leverantörerna förstått vad vi är ute efter. Dessutom får vi en känsla för människorna - vi får se om kemin fungerar.
Martin beskriver även hur den interna effektiviteten höjs i projekten. Från Åhléns måste alla berörda representanter från organisationen vara med vid leverantörsmötena. Då blir det inte snack om "jag fick inte reda på något". Det blir en fokuserad mötesdag, med rätt individer som gemensamt tar fram ett beslutsunderlag. Business Connection hjälper till med tips om vad man ska tänka på vid utvärdering av leverantörerna efter workshopdagen. "Och när man väl valt ut vilka som är intressantast - då har man sin lista och kan fördjupa dialogerna", avslutar Martin.
Vad har Hans Chrunak med IT-investeringar att göra?
Ingenting vid första anblick. Men mycket mer - sett ur ett ledningsperspektiv - vid närmare granskning.
Många minns Peter Forsbergs straff mot Kanada i OS-finalen 1994 - genom att agera nytt tog Sverige OS-guld i Lillehammer. Detsamma gällde Hans Chrunak; 182 medaljer under hans tid som coach av simlandslaget var inte bara tur.. Så hur gjorde Hans och vad kan vi lära av honom för framtida IT-projekt?
Under Business Connections frukostseminarium resonerade Chrunak kring framgångsfaktorerna för ett lyckosamt projekt ur ett ledningsperspektiv. Följande tips bjöd han på:
- Hantera motgångar i projekten snabbt! Och se till att ha en bra dokumentation. Dokumentera även varför man misslyckas i ett projekt.
- Se till att projektgruppen är ett team, som kan skicka positiv energi in i den egna organisationen
- Slå sönder stuprören och arbeta över avdelningarna
- Tänk på att människor är olika:
- "uppåt-människor" rock´n roll-grupper - måste informeras på ett "uppåt"-sätt,
- "nedåt-människor" - de som vill ha lugn, ordning och reda - måste informeras med enkel och rak kommunikation
- Skapa en atmosfär där det är högt i tak - red ut saker utan att det blir big business av det
Ett flertal undersökningar konstaterar att det är behovsanalysdelen som kostar mest i en investeringsprocess, vilket innefattar arbetskostnaden för att ta fram ett adekvat beslutsunderlag. Med hjälp av Business Connections metod kan arbetskostnaden väsentligt minskas och investeringsprocessen snabbas upp.
Anna Bohman, Executive Director på Business Connection talade om inköpsprocessens många utmaningar.
► Att definiera det faktiska investeringsbehovet kan vara tidsödande och svårt. Många gånger handlar det om att samla ihop underlag från ett flertal avdelningar inom organisationen, att få en samsyn och att samtidigt kunna koppla behovsbilden till vad som är möjligt att göra rent tekniskt.
► När väl behovsbilden är definierad så börjar det tunga arbetet med att se vilka leverantörer som kan och vill leverera lösningen. Det tar lång tid att göra en ordentlig research av marknaden, att prata med leverantörerna, beskriva behovsbilden, samla ihop underlag, svara på frågor från leverantörer, ta alla samtal från intressenter som man själv kanske inte är så intresserade av etc.
► För att inte tala om tiden det tar i anspråk att faktiskt träffa alla leverantörerna samt att dokumentera projektet. Många gånger kan det vara svårt att hålla deadlines i projektplanen, eftersom andra ännu viktigare saker måste prioriteras.
Business Connection har specialiserat sig på just ovanstående process! Vi kommer in i förstudiefasen och hjälper till med just ovanstående problematik med hjälp av en 3-stegsmetod som kallas RQM ? Research Qualification Meeting Day. Vi hjälper till med att förtydliga behovsbilden, vi tar hand om researchen av marknaden och all dialog med leverantörerna och vi ser till att vår kund under en eller två effektiva mötesdagar träffar samtliga leverantörer som är av intresse utifrån behovsbilden. Beslutsunderlaget blir mycket väl genomarbetat och vi håller tiden.
På så sätt sänker vi totalkostnaden för IT-investeringsprocessen i såväl privata som offentliga organisationer.
| 
